Un processus d'intégration des compétences... Clé d'une réforme majeure dans la fonction publique (4)

Publié le 04.05.2023 dans le Quotidien d’Oran
par Noureddine Mebarki*

« Accueillez les nouveaux recrutés pour les assimiler. Présentez-les, écoutez-les, suivez-les et soutenez-les »

Il ne suffit pas de choisir une bonne recrue, encore faut-il que celle-ci commence du bon pied, qu'elle soit bien accueillie, qu'elle reçoive la formation adéquate afin d'être performante et qu'elle soit suffisamment motivée pour être dynamique. Puis, lorsque le nouvel arrivant est intégré, il faut surtout qu'il ait envie de rester. Ce n'est pas toujours évident, mais il est souhaitable que l'administration publique fasse le nécessaire pour y parvenir (1).

« L'intégration est une étape primordiale de notre épanouissement dans notre milieu professionnel. Manquer notre entrée peut nous faire perdre beaucoup de temps et de confort. C'est pourquoi il faut la soigner particulièrement » -Florence Mérilou-Après avoir dépensé temps, argent et énergie, l'administration cherche à identifier et à recruter un nouveau collaborateur qu'elle juge « de compétence » et capable de remplir avec succès la mission qui lui sera confiée (2).

1. Accueillir et intégrer la nouvelle recrue et/ou nommée au poste

L'accueil et l'intégration des nouveaux recrutés devraient être une préoccupation importante au sein de l'administration publique. Cette dernière a cherché, sélectionné et enfin recruté une personne (compétence recherchée). Le jour J (le premier jour) le nouvel arrivant se présente à son poste. C'est l'attitude de l'administration (service concerné /d'affectation) au cours des tout premiers jours qui permettra probablement de faire de lui un fonctionnaire dévoué, consciencieux et enthousiaste, et d'éviter désillusions et problèmes en tous genres (3).

Dans l'administration publique, un accueil réussi aide le nouvel arrivant à s'intégrer dans une administration aux rouages souvent complexes. Ainsi, un programme d'accueil et d'intégration stratégiquement établi garantira, certainement, une adaptation rapide des nouveaux arrivants. Il influence directement la performance et le niveau de rétention (4).

La nouvelle recrue et/ou nommé au poste peut être craintif et avoir besoin d'être rassuré. Beaucoup de nouveaux défis l'attendent. Il a besoin d'être encadré pour bien s'intégrer. L'administration doit lui inspirer rapidement un sentiment d'appartenance et lui expliquer ses attentes afin qu'il puisse réaliser son plein potentiel (5). Plus spécifiquement, l'application d'un processus d'accueil et d'intégration présente des enjeux de taille, tant pour l'employé que pour l'administration.

La préparation à l'accueil :

Cette étape consiste à organiser l'environnement de travail du nouvel arrivant, cette action préalable à l'accueil est importante, car le nouveau recruté constate qu'il était attendu et que son arrivée a été planifiée. Cette préparation s'effectue à travers quelques actions :

• Organiser l'environnement de travail (poste de travail, moyens de travail, ...etc.) ;

• Préparer les documents nécessaires et la documentation présentant l'administration des douanes et le service ;

• Communiquer aux collaborateurs (collègues) en place la venue du nouvel arrivant ;

• Designer le parrain (tuteur) qui se charge de son accueil ;

• Planifier la formation technique du nouvel arrivant.

L'accueil :

Le processus d'accueil est le premier contact que le nouvel arrivant aura avec l'environnement de l'administration d'une manière générale et de son lieu d'affectation en particulier (6). Ce premier contact conditionne le rapport du nouvel arrivant avec l'administration (service). Dans une administration publique, la réussite de l'accueil repose sur le premier contact. A cet effet, le fonctionnaire doit se sentir encadré et pris en considération. Il rencontrera d'abord son supérieur hiérarchique. Ce dernier lui dressera le profil de l'administration. Il donnera un aperçu sur l'historique, les valeurs, la culture de l'administration. Et ensuite une idée sur la stratégie de travail et des conseils sur le comportement souhaité.

L'accueil peut s'effectuer à travers quelques actions :

• audience et rencontre avec le responsable (chef hiérarchique) ;

• présentation des missions et défis du service ;

• présentation des conditions de travail ;

• visite du lieu de travail avec le responsable;

• présentation du personnel et l'équipe de travail (collègues).

Le nouveau collaborateur doit se sentir attendu. L'accueil va ainsi constituer sa première impression. C'est à partir de cette première impression que va se forger son sentiment global envers son administration et son nouveau service (7).

L'intégration :

Cette étape est la phase d'appropriation des nouvelles fonctions par le fonctionnaire. Au cours de cette étape, le fonctionnaire acquiert les connaissances, les habilités, les aptitudes et les valeurs requises pour s'adapter à son nouveau milieu. Le nouvel arrivant peut ainsi s'intégrer dans l'équipe et connaître ce qui est attendu de lui. L'intégration peut être enrichie par une formation directement liée aux tâches à effectuer.

L'intégration peut s'effectuer à travers les actions suivantes :

• Présentation, prise de contact ;

• Présentation des attentes mutuelles ;

• Présentation des rôles, des responsabilités et des tâches à effectuer ;

• Explications, observations et expérimentations ;

• Présentation des moyens et méthodes de travail.

Le suivi :

La dernière étape consiste à s'assurer que le nouvel arrivant est satisfait de son accueil et de son intégration. A la suite de la période d'intégration, une rencontre de mise au point doit être prévue avec le responsable afin de répondre aux éventuelles questions et de soutenir le fonctionnaire. Il est intéressant à cette étape de questionner le fonctionnaire sur sa satisfaction face à son intégration, sur son bien-être au travail et sur ses perceptions actuelles (8). Le suivi est une activité dont la responsabilité est partagée entre la direction des ressources humaines, le tuteur et le responsable hiérarchique direct. L'étape de suivi peut être réalisée selon les actions suivantes :

• Obtenir l'avis du tuteur sur les objectifs fixés ;

• Obtenir l'avis du supérieur hiérarchique sur les objectifs fixés ;

• Obtenir l'avis du nouvel arrivant sur les objectifs fixés, sur sa satisfaction de son intégration, son bien-être au travail et sur ces perceptions actuelles ;

• Organiser une réunion de mise au point afin de répondre aux questions du nouvel arrivant ;

• Identifier les besoins de formations liés à l'emploi (9).

Programme d'accueil et d'intégration :

Alors que les activités d'accueil sont surtout concentrées dans la première semaine d'entrée en fonction, le programme d'accueil vise l'intégration de la personne sur une période plus longue, censée s'achever lorsque l'employé atteint le niveau d'aisance et de performance optimal dans son poste. Tandis qu'une intégration réussie s'observe par l'adaptation de la personne à son milieu professionnel et par sa maîtrise de nouvelles compétences (10).

Les pratiques d'intégration devront être solidement ancrées dans les processus de recrutement. Elles sont institutionnalisées pour garantir la disponibilité de l'environnement professionnel afin que, dès son arrivée, la personne recrutée se familiarise avec son nouvel environnement professionnel. Ces pratiques participent donc à sa mise en confiance afin d'initier un sentiment d'attachement, à le mettre à l'aise et à établir les premiers liens sociaux au sein du nouveau groupe de travail. La qualité de l'accueil ainsi que la mise en place d'une mission de lancement seront des éléments que l'administration pourra établir indépendamment de l'intégration institutionnalisée (11).

L'importance des premiers jours !

Les premiers jours s'avèrent être toujours une période cruciale. Les organisations des pays développés proposent un programme d'intégration aux nouvelles recrues. En général, le responsable des ressources humaines met ce programme en œuvre le jour où le nouvel arrivant fait son entrée dans l'organisation. Ce dernier (le nouvel arrivant) se met en action et entame quelques activités (12), par exemple :

• Visite du siège, bâtiment, etc. ;

• Lecture de la documentation ;

• Assiste à une réunion ou conférence ;

• Communique et discute avec les collègues.

Les premiers jours d'intégration servent à amorcer le parcours d'intégration. Parcours qui sera étalé sur plusieurs semaines et adapté selon la taille du service et/ou l'administration, de la difficulté à maîtriser la fonction que le nouvel arrivant a pourvu et des moyens disponibles en termes de mobilisation et de disponibilité (13).

A la fin de cette période cruciale, le nouvel arrivant en sait un peu plus sur l'administration et le règlement intérieur. C'est un bon début... mais ce n'est pas suffisant !

Pour réussir cette période, le responsable ou le supérieur devrait étendre cette prise de contact à l'équipe ou au service qu'intégrera la nouvelle recrue. Il lui expliquera la nature du travail qu'il aura à effectuer, ou lui exposera comment il compte le former et l'aider à devenir performant (14).

Onboarding :

Dans les pays développés, les organisations utilisent une technique relativement nouvelle connue sous le nom « onboarding (15)». Cette méthode vient compléter et renforcer le programme d'intégration classique. Conçue initialement pour les cadres nouvellement recrutés, cette technique s'applique à toute nouvelle recrue (16).

Un onboarding ne se fait pas en un jour, il se prépare et cela parfois des semaines en amont(17). Afin de garantir un onboarding réussi, l'élaboration d'un plan est nécessaire. Un onboarding réussi passe avant tout par l'élaboration d'une stratégie globale destinée à accompagner le nouveau venu durant les premiers jours /mois (18). L'onboarding fait partie processus de recrutement. Pendant cette phase, le candidat-du collaborateur est dans une phase transitoire. C'est pourquoi il faut donner une grande importance à cette option/action.

Malheureusement la plupart des organisations notamment les administrations publiques dans les pays en voie de développement, ne sont pas expertes en la matière, et celles qui ont mis au point un plan valable prennent rarement la peine de le consigner par écrit.

Dans la prochaine partie nous continuerons d'évoquer l'importance de l'intégration et les conditions internes de l'administration à travers les trois points : les objectifs de l'intégration, les pratiques de l'intégration et la fidélisation des compétences.

*Fonctionnaire d'Etat

Références utilisées :

1) Arthur R.Pell, Le Management, Etats Unis

2) Benjamin Chaminade, Attirer et fidéliser les bonnes compétences, France.

3) Comité sectoriel de main-d'œuvre,Guide pratique de gestion des ressources humaines,France.

5) Sylvie St Onge et Autres, Relever les défis de la gestion des ressources humaines, Canada.

6) Terme anglais qui signifie littéralement « embarquement ». Ce concept désigne les processus d'accueil qui sont mis en place par les organisations pour assurer que leurs nouveaux membres soient bien intégrés.

7) Estelle Armand, Recruter des recruteurs, Conseils et Inspirations RH.

8) Chloé Guiho, Processus de recrutement : des exemples qui cartonnent, Conseils et Inspirations RH.