دراسة تحليلية حول إدارة الوثائق الإلكترونية في الإدارات المركزية في الجزائر

تكتسي الوثائق الإدارية أهمية بالغة بالنسبة للإدارات المركزية في الجزائر على غرار الدول الأخرى. وقد عرف مجال إدارة الوثائق والأرشيف خلال العشريات القليلة المنصرمة تطوات كثيرة خاصة فيما يتعلق بإنشاء وتنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية. تأتي هذه الدراسة كمساهمة إضافية في هذا المجال، إذ تتطرق لجانب تطبيق التكنولوجيا الحديثة على إدارة الوثائق في الإدارات المركزية بالجزائر بهدف التعرف على كيف التعامل مع الشكل الحديث للوثائق في الصيغة الإلكترونية والوقوف على مدى تبني هذه الإدارات لسياسات وبرامج إلكترونية في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية، بما يعود بالفائدة على أدائها الإداري. وطرحت إشكالية وضع الوثائق والأرشيف في مؤسسات الدولة الجزائرية الذي وصف في عدة تقارير صادرة عن الأرشيف الوطني الجزائري بأنه غير مطابق لمتطلبات التشريعات والقوانين المعتمدة وحالة الوثائق بعيدة عن توقعات الدولة خاصة فيما يتعلق بتحديث أساليب وأدوات إدارة الوثائق بإدخال تكنولوجيا المعلومات وتطوير نظم إلكترونية لإدارة الوثائق، الأمر الذي انعكس سلبا على أداء الإدارات العمومية وعلى الذاكرة الوطنية. وتهدف الدراسة إلى الوقوف على مستوى تبني الإدارات المركزية بالجزائر لتكنولوجيا المعلومات وعلى وجه الخصوص نظم إدارة الوثائق الإلكترونية لتنظيم وثائقها وحفظها والاستفادة منها. ويتصل بهذا الهدف العام، أهداف أخرى تتمثل في معرفة أنواع البرامج الإلكترونية المعتمدة في الإدارات المركزية ومعايير اختيارها والسياسات والممارسات المطبقة في إدارة وحفظ الوثائق إلكترونيا. لأجل تقصي حقيقة وضع الوثائق الإلكترونية في الإدارات المركزية، أعد استبيان يحتوي على أسئلة كان الهدف منها جمع البيانات حول البرامج المستخدمة ومدى ملاءمتها للاحتياجات المختلفة المتصلة بإدارة وحفظ الوثائق الإلكترونية. واستهدف الاستبيان المسؤولين عن الوثائق والأرشيف، الذين في الغالب يكونون من درجة مدير فرعي، لكن في الكثير من الحالات لا يكون المسؤول متخصصا في مجال إدارة الوثائق والأرشيف، بالتالي استعننا بالموظفين المتخصصين في علم التوثيق والأرشيف في نفس الإدارة محل الدراسة، من أجل جمع البيانات بأكثر دقة وشمولية. وخلصت الدراسة إلى أن تطوير مجال إدارة الوثائق الإلكترونية سيكون له الأثر الإيجابي على تطوير الادارة الإلكترونية في الجزائر حيث ستوفر الوثائق الإلكترونية مجالا واسعا لانجاز المعاملات إلكترونيا يضمن صحة ودقة هذه المعاملات وخلوها من الأخطاء البشرية والتوفير في التكاليف المالية عند تخليص المعاملات إلكترونيا والربط بين مختلف الإدارات المركزية وغيرها ما يضمن إدارة أفضل وأكثر فاعلية بتحقيق التكامل بينها والوصول إلى المعلومات بسهولة. ولأن الوثائق الإلكترونية تعتبر وسيلة حديثة لتثبيت ونقل المعلومات المؤسسية في سياق الحكومة الإلكترونية، ينبغي على الاعتناء أكثر بهذا المورد المهم والمحوري في حياة الإدارات المركزية. ويتأتى ذلك بوضع التشريعات والسياسات والإجراءات والضوابط الفنية والتقنية من طرف الجهات المختصة على غرار الدول المتقدمة التي لم تكتف بإدخال تكنولوجيا المعلومات في إداراتها لتزعم بأنها قطعت أشواطا في مشاريع الحكومة الإلكترونية. بل شرعت الحكومة البريطانية على سبيل المثال في وضع سياسة للوصول إلى الحكومة الإلكترونية وكلفت الأرشيف الوطني البريطاني بمتابعة العملية وتوفير المقاييس لإدارة الوثائق الإلكترونية في مؤسسات الدولة.