لديك الكثير من الأعمال؟ إليك طريقة تنظيمها

بين الاجتماعات التي عليك حضورها، وكمية الملفات التي يتطلب إنجازها سرعة ودقة قد تجد صعوبة في إنهاء كل المهمات. عليك تسليم الملفات في وقت محدد إلى مرؤوسك الذي بدأ بالتذمر ولم تطلع عليها بعد؟ إليك هذه النصائح التي ستساعدك في تحسين فاعليتك في العمل من صاحبة وكالة "جارا" التي تعنى بإرشاد التنظيم الشخصي، لورانس إينفالت، ذلك نقلاً عن موقع aufeminin:

• توقع وخطط: الجميع لديه أعمال مُجدولة مسبقاً يرافقها أعمال جديدة. وما يعتبر صعباً هو كيفية التوفيق بين الأمور الملحة والتي تنتظر. عليك أن تحدد وقتاً لإنجاز عمل ما، وليس عليك أن تتخطاه. تقييم الوقت والعمل أمران ضروريان. عليك بعد ذلك وضع خطة عمل وفقاً للأولويات. قسِّم الملفات إلى فريقين، وقسم العمل بها وفقاً لجدولين قبل الظهر وبعده. مطلع كانون الثاني، عليك أن تدون على مفكرة خاصة أكبر الأعمال التي عليك إنجازها. هذه هي الأعمال التي تضيع بين الملفات السنوية. من الأخطاء الشائعة، الإلتزام بالمخطط الذي وضعته، إذا شعرت بأن هناك موضوعاً طارئاً عليك بإنجازه. وهناك طريقتان يمكن إحداها أن تساعدك على تحقيق الهدف. الأولى هي تلزيم العمل لأحد الزملاء. الثانية هي إرجاء العمل إلى وقت لاحق والتركيز على الإنتهاء من الأعمال المستعجلة ذلك بعد التنسيق مع المرؤوس وباقي الزملاء.

• احترام جدول أعمالك: لا تستطيع فهم مفكرتك الخاصة؟ إنها مليئة بالمواعيد والأعمال التي عليك التفكير في كيفية إنجازها؟ غالباً ما تنجز إلا ربع الأعمال التي دونتها على المفكرة. عليك أن تغير العادة. لا تدون على المفكرة الخاصة بالعمل سوء الأمور المهمة فعلاً. دوّن فقط تلك الأعمال الآنية التي اقترب موعد تسليمها. أما الآمال والتوقعات فعليك كتابتها في مكان آخر مخصص لها. لا مانع إذا ما وجدت الفرصة لإنجازها، سيكون ذلك رائعاً بالنسبة إليك. إذا تعذر عليك الأمر، فلا تشعر بالذنب. الأهم هو إنجاز الأعمال الملحة التي هي أكثر أهمية.

• تحضير الاجتماعات: عليك أن تخطط لاجتماعات قصيرة وفعالة. عليك التحضير مسبقاً لكل الإجتماعات. اطلب الملفات وأسماء الحاضرين مسبقاً. سيكون لديك الوقت الكافي للتركيز على الأفكار المهمة. هذه هي أفضل طريقة لتوفير الوقت في يوم الاجتماع، وللتألق بين زملائك ولإبهار مرؤوسك. إذا كنت أنت من ينظم الإجتماع فعليك أن تبلغ زملاءك بجميع المعلومات. انتبه الاجتماع ليس منتدى للتعبير، إذاً لا تتفوه بمشاكلك الخاصة أثناء هذا الوقت. عليك البحث فقط في الأمور التي تهم المؤسسة وتهم الجميع.

• تحسين وقتك: لدى الجميع وقت محدد بثماني ساعات يومياً. الهدف هو جدولة الأعمال للتمكن من تنفس الصعداء. عليك إنجاز مهمات كثيرة، إلا أنك تُقاطع بإستمرار من مرؤوسك وزملائك. يمكنك أن تنجز أموراً أخرى فقط إذا ما كانت تتطلب وقتاً يستغرق دقيقتين كحد أقصى. إذا تعدت هذه المهلة، دوّنها على ورقة وعد إليها فور حصولك على فرصة. هذا سيساعدك على أن تكون سيد الوقت، لكن انتبه لا تتجاهل الأمور المستعصية كما سبق أن قلنا سابقاً.